Cómo Tive usó los rastreadores para rescatar su stand en la feria comercial y hacerse con el mejor producto nuevo

¿Cuál es la mejor manera de demostrar que la tecnología de seguimiento y localización de Tive funciona? Para mostrarla en acción, por supuesto. Basado en una historia real, descubra cómo el ejecutivo de cuentas de Tive, Dave Brown, rescató una inversión en una feria comercial de Tive mediante el uso de nuestra tecnología de seguimiento y localización, lo que no solo ahorró la asistencia de Tive al EXPOSITORVIVIR evento, pero se llevó el premio al mejor producto nuevo en el proceso.

En el último momento, Tive había reservado espacio en EXHIBITORVIVIR, la conferencia y exposición anual para el marketing de ferias comerciales y eventos corporativos, en Las Vegas. Empezó la carrera para que todo lo que necesitábamos para el evento fuera enviado a tiempo. Empacamos y enviamos nuestra pantalla, iluminación, soporte para monitores y otros equipos críticos y luego diseñamos, produjimos y enviamos un gráfico específico para el evento a Las Vegas.

Enviamos el nuevo gráfico vital con un Tive rastreadores directamente al sitio de la feria y teníamos la impresión de que se entregó el viernes durante el primer día de montaje. Dave comprobó los datos del rastreador a través de la plataforma Tive para asegurarse de que el gráfico estaba en la feria. Para su horror, descubrió que el envío aún estaba en el centro de servicio de UPS, ¡que estuvo CERRADO durante el fin de semana!

Una pantalla sin gráficos y solo falta un día para el espectáculo

Era temprano el domingo por la mañana, Tive no tenía ninguna exhibición y el espectáculo comenzó a las 9 de la mañana del día siguiente. Gracias a la tecnología de seguimiento y localización de Tive y a la rapidez de pensamiento de Dave, se puso manos a la obra con un plan de contingencia.

Dave llamó rápidamente a su colega Ryan Sullivan, que aún no había volado a Las Vegas para asistir al evento, para que cogiera una pantalla diferente de 10 x 10 de la oficina. El plan C era hacer una reimpresión en Las Vegas, pero todas las tiendas estuvieron llenas durante semanas. Afortunadamente, Dave está bien conectado con muchas personas, gracias a sus 30 años de experiencia en el mundo de las ferias comerciales. Un impresor estaba dispuesto a cambiar las prioridades para poder imprimir otro gráfico de stand. En lugar de perder tiempo buscando el paquete «entregado», dediqué tiempo a ejecutar los planes B y C, ¡porque la exposición DEBE continuar!

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Como resultado, Tive registró un excelente tráfico en el stand el lunes, y disfrutó de fantásticas conversaciones con posibles clientes y asistentes. Y para colmo, para el martes, la tecnología de seguimiento y localización de Tive había ganado el Buyer's Choice Award en laExhibición de nuevos productos'elegido por un panel independiente de jueces de EXHIBITORVIVIR.

«Muchos de los otros productos eran productos de exhibición tradicionales, como el software de captura de plomo, las nuevas pantallas LED y otros productos que cabría esperar ver. Sin embargo, nuestra solución fue tan atípica que captamos la atención de los jueces», dijo Dave, quien añadió que hicieron varias preguntas sobre el funcionamiento de Tive y pasaron casi 30 minutos en el stand. «Estamos muy, muy contentos de haber podido ganar ese premio, ya que validó nuestra visión de ofrecer una visibilidad real al mercado en tiempo real».

Momento de corazón en boca

Al recordar los hechos, Dave dice que un momento cómico que se destaca fue un intercambio con un representante del Contratista General, la empresa a cargo de producir EXHIBITOR.VIVIR.

«Había un chico del programa que sabía que teníamos un paquete perdido y estaba comprobando por ahí y detrás de nuestro espacio en busca de este paquete faltante. Cuando le pregunté qué estaba haciendo, me explicó que estaba buscando el paquete perdido y que creía haberlo encontrado, pero le expliqué que era imposible». Cuando insistió en encontrar el paquete, Dave respondió. «Extendí mi teléfono y dije: '¿Ves ese punto? Ese es nuestro paquete en el centro de servicio de UPS. ¡Nuestro paquete no está aquí! Este punto es donde está el paquete». El tipo se quedó estupefacto y se fue». Pasó de insistir en que nuestro paquete estaba en el edificio a quedarse asombrado de que pudiera ver dónde estaba realmente».

Irónicamente, la tecnología de seguimiento y localización de Tive es perfecta para las salas de exposiciones y los directores de exposiciones porque, en última instancia, son los responsables de los presupuestos, la eficacia y el éxito de los programas de ferias comerciales de sus marcas. Los presupuestos de diseño, construcción, transporte y logística de cualquier programa son vigilados como un halcón para evitar horas extras o sobrecostos. Todos los esfuerzos incansables de la marca, la sala de exposiciones y sus socios de confianza pueden arruinarse en un instante si se pronuncia la temida frase: «amigo, ¿dónde están mis cajas?».

Es por eso que la visibilidad de dónde se encuentra un envío de exhibición, en tiempo real, es fundamental para mantenerse proactivo y centrado en el cliente. Si las empresas de servicios para exhibiciones se enteran de un retraso, pueden planificar la mano de obra en consecuencia y anticiparse de manera proactiva a los problemas que puedan ocurrir y vayan a ocurrir. Cualquier experto en ferias comerciales le dirá con qué rapidez pueden aumentar los costos.

La tecnología de seguimiento, localización y monitoreo ofrece una garantía distintiva y una póliza de seguro para ayudar a prevenir los sobrecostos y las sorpresas de último segundo. Tive también les ayuda a tramitar las reclamaciones de transporte, ya que gracias a los rastreadores disponen de todos los datos explícitos que identifican la hora y el lugar en que se produjo el daño.

Las ventajas de usar la plataforma Tive

La historia de Dave demuestra que las salas de exposiciones son inicialmente un escenario de caos organizado. El primer día de una feria comercial se parece al primer día en que un estudiante de primer año se muda a un dormitorio universitario. En medio de todo esto, los expositores intentan ubicar sus cajas entre el torbellino de montacargas y los pasillos abarrotados. Por lo tanto, si alguna vez has perdido una caja, un maletín o incluso una exhibición entera, comprenderás cómo la tecnología de seguimiento y localización de Tive puede ayudarte a localizar los artículos enviados.

La ventaja es que los expositores evitan muchos puntos débiles y enormes costos. Las ferias comerciales buenas, malas o indiferentes pueden resultar caras y todos los involucrados deberían planificar un aumento de los costos de las ferias en 2022. Sin embargo, los rastreadores y la plataforma de software de Tive ofrecen una póliza de seguro que ayudará a reducir los costos y a ahorrar dinero y dolores de cabeza a la sala de exposiciones y al expositor.

El uso de la tecnología de seguimiento y localización de Tive es una opción sensata desde el punto de vista de la gestión de riesgos. Con las configuraciones predefinidas y las alertas por correo electrónico o mensaje de texto, se reducen las tonterías y la cantidad de información manual para comprobar dónde se encuentran los materiales de la exposición. No tiene que preocuparse por ello a menos que lo necesite, ya que puede ver su envío en cualquier momento y lugar. Puedes dejar de oír «el conductor ya casi está allí» y «¿quieres jugar a la búsqueda del tesoro en la sala de exposiciones?».

Tive liberará el tiempo de su personal para que se concentre en otras cosas, como la satisfacción del cliente y el crecimiento de los ingresos. La plataforma Tive te ayuda a ahorrar tiempo y a mejorar las respuestas a las solicitudes de propuestas. Además, permite a los expositores asegurarse de no gastar de más en gastos de envío y, al mismo tiempo, mantiene un contacto constante con los transportistas mediante alertas de rastreo y estado en tiempo real.

Mientras tanto, para las empresas de I+D, Tive les da visibilidad y un registro del estado cuando una exposición se envía de vuelta a la sala de exposiciones. Pueden trabajar en colaboración con la sala de exposiciones o incluir de forma proactiva un rastreador Tive para poder rastrear, rastrear y monitorear el estado de la exhibición que empacaron para enviarla a casa, que podría resultar peligrosa.

Por lo tanto, si se produce algún daño o se pierde un artículo, pueden ayudar a la sala de exhibición a determinar definitivamente la hora y el lugar en que se produjo el daño durante el viaje de regreso. La plataforma Tive puede ayudar a eliminar el juego de la culpa si las cosas salen mal.

La tecnología de seguimiento de Tive cubre todas las bases de la gestión de riesgos, los seguros y la contabilidad, porque todo es rastreable en todo momento.

Elimine los retrasos y daños evitables en los envíos

Cualquier expositor o proveedor de servicios de exhibición que haya estado en el juego durante algún tiempo reconocerá que ha confiado en la esperanza y ha cruzado los dedos en un momento u otro. Espero que todo llegue a la feria a tiempo y en su totalidad. Espero que los pasillos estén despejados y que las cosas salgan según lo planeado. Sin embargo, la realidad es que la esperanza no es una estrategia viable y no saber dónde están los activos de exhibición en todo momento no es una defensa.

Tive ayuda a las salas de exhibición y a los expositores a eliminar los retrasos y daños evitables en los envíos. Gestione activamente la ubicación y el estado de los activos de la exposición en tiempo real desde cualquier dispositivo. Puede ponerse en contacto directamente con Dave Brown - dave.brown@tive.com o contacta con Tive a través de nuestro sitio web.