Expédition de marchandises sur stand d'exposition : 16 défis montrent pourquoi la visibilité est essentielle

Visibilité en temps réel sur les salons livraison et la logistique des expositions est vitale pour surmonter les défis qui peuvent survenir. Si vous avez déjà compté sur le transport de marchandises pour les salons professionnels, vous connaissez sans aucun doute l'inquiétude qui accompagne le fait de se demander si les transporteurs livreront tout ce qui se trouve sur le stand intact, à temps et dans son intégralité. L'absence de stand signifie qu'il n'y a rien pour représenter votre entreprise au salon. La possibilité de suivre le mouvement de fret des salons professionnels en temps réel vous apporte la tranquillité d'esprit en sachant que vous disposerez des alertes et des informations exploitables nécessaires pour prendre des mesures d'atténuation en cas de perturbation. En outre, l'obtention d'une visibilité en temps réel est l'un des conseils cruciaux en matière d'expédition lors d'un salon professionnel, qui peut contribuer à garantir un voyage réussi à travers un champ de mines logistique.

Voici 16 défis potentiels liés à l'expédition lors des salons professionnels et la manière dont la visibilité en temps réel de votre fret permet de les surmonter.

#1 — Perte d'une exposition

La perte totale d'un stand est un scénario cauchemardesque pour tout exposant qui compte sur l'expédition des foires commerciales. Cela a d'énormes répercussions financières et de réputation. De plus, vous devez consacrer encore plus de ressources pour tenter de retrouver votre marchandise manquante lors d'un salon professionnel ou pour élaborer un plan d'urgence. La perte d'un stand s'ajoute à l'immense pression liée à la préparation d'une exposition.

Le problème, c'est qu'il y a très peu de visibilité sur le transport de marchandises lors des salons professionnels, ce qui rend extrêmement difficile le repérage des marchandises perdues. Cependant, grâce à la technologie de suivi et de traçabilité de Tive, vous pouvez éviter de perdre votre stand d'exposition.

Plutôt que de vous demander où se trouve votre envoi, vous pouvez surveiller l'emplacement du fret de votre salon et des heures d'arrivée estimées.

#2 — Perte d'une caisse sur le sol de l'exposition

Le début d'une exposition est une scène qui ressemble à celle d'un étudiant de première année emménageant pour la première fois dans un dortoir universitaire. C'est tout simplement un chaos organisé alors que les exposants cherchent de haut en bas pour localiser leurs caisses au milieu du tourbillon des chariots élévateurs et des allées bondées. Perdre une caisse peut être frustrant, mais cela arrive.

Si vous perdez une caisse, une palette ou même l'intégralité d'un envoi de fret lors d'un salon professionnel, vous apprécierez de pouvoir le localiser rapidement. La solution de suivi et de traçabilité de Tive fournit la visibilité en temps réel dont vous avez besoin pour éviter de nombreux problèmes et des coûts potentiellement élevés.

La mise en place de configurations prédéfinies et d'alertes par courriel/texte dans le cadre de votre stratégie d'expédition pour les salons professionnels réduira les absurdités et la quantité de tâches manuelles nécessaires pour vérifier l'état des actifs de l'exposition. De plus, vous évitez les tracas liés à la « chasse au trésor ».

Découvrez comment Tive a utilisé des trackers pour sauver son propre stand d'exposition.

#3 — Réclamations des clients

Si vous êtes un transporteur de foires commerciales, la perte d'un stand commercial ou l'endommagement du fret peut entraîner un déluge de plaintes de clients. De plus, vous pourriez être responsable de toute perte ou de tout dommage. Cependant, il est possible d'éliminer les plaintes liées au fret lors des salons professionnels. Les solutions de suivi en temps réel de Tive permettent à votre entreprise d'expédition et de logistique d'expositions de réagir immédiatement en cas d'incident de transit.

Cela est possible en analysant les données en temps réel collectées pendant le salon livraison processus. Vos clients veulent savoir à tout moment où se trouve leur fret lors des salons professionnels, et vous pouvez leur donner une réponse précise et réagir en conséquence pour acheminer les envois là où ils doivent le faire rapidement.

#4 — Heures supplémentaires lors de l'inspection et de la livraison

L'incapacité de déterminer où se trouve votre fret à chaque étape de son parcours d'expédition lors d'un salon professionnel peut rapidement devenir un problème qui perturbe un calendrier déjà serré. Votre envoi peut faire l'objet d'une inspection ou de retards de livraison, ce qui peut prolonger de plusieurs heures l'heure d'arrivée de votre fret. Plus votre envoi met du temps à arriver, moins vous avez de temps à préparer le stand pour l'exposition, ce qui ajoute à la difficulté de tout installer.

Avec Tive, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel des retards potentiels susceptibles d'avoir une incidence sur les heures d'arrivée prévues, ce qui vous permet de prendre des mesures pour atténuer les perturbations à tout moment pendant les efforts d'expédition des salons professionnels.

#5 — Des expositions portatives portées disparues au combat

Dans une mer de conteneurs d'expédition, il est facile de perdre des expositions portables, que ce soit pendant le transport pendant le transport ou lors de l'événement lui-même. Les entreprises expédient souvent les composants et accessoires de stand dans de plus petits conteneurs. C'est pourquoi il est d'autant plus crucial de disposer d'une visibilité en temps réel de vos stands d'exposition portables. Les traceurs Tive permettent de localiser plus facilement les petites cargaisons de fret afin d'éviter les pertes avant une exposition.

#6 — Réclamations pour perte de fret

Les réclamations pour perte de fret peuvent être un véritable casse-tête pour les transporteurs chargés des salons professionnels, car elles peuvent coûter des milliers de dollars et porter atteinte à leur réputation. Dans une économie difficile, subir de telles pertes lors de salons commerciaux peut avoir des conséquences dévastatrices pour les sociétés de transport maritime, et certaines d'entre elles ne peuvent pas se rétablir.

Cependant, les réclamations pour perte de fret sont facilement évitables avec visibilité en temps réel. Tive a conçu ses moniteurs et logiciels de suivi exclusifs pour « économiser les expéditions », en fournissant une piste d'audit pour aider à prévenir les pertes, les dommages et les pénuries.

#7 — Vol en transit ou sur place

Le vol de marchandises représente un problème d'un milliard de dollars et cause d'importants dommages financiers. Signalements de vol de stand d'exposition et de matériel ont augmenté ces dernières années. Si cela vous arrive, le suivi de votre marchandise volée pendant l'expédition du salon professionnel vous aidera à récupérer l'équipement et à économiser votre exposition, votre temps et votre argent.

La technologie de suivi de Tive est similaire à « un paramètre Localiser mon iPad », qui permet de localiser en temps réel le matériel volé lors d'un salon professionnel, ce qui vous permet de récupérer les objets et d'arrêter les coupables.

#8 — Perte d'un client en raison de problèmes liés au fret

La perte d'un client à la suite d'une perte de fret ou d'un endommagement d'une expédition sur un stand d'exposition est sans doute la plus durement touchée par tout transporteur impliqué dans l'expédition de foires commerciales. L'impact va au-delà des ramifications financières ; la réputation du transporteur est également en jeu.

Il est de plus en plus difficile d'acheminer le fret des salons professionnels au bon endroit et à l'heure. Tive contribue à alléger la pression sur les transporteurs et les expéditeurs en veillant à ce que tout le monde soit informé à tout moment. Les problèmes liés au fret des salons professionnels sont totalement évitables si des informations cruciales sont communiquées au moment où elles sont le plus nécessaires.

La technologie de Tive permet aux expéditeurs et aux transporteurs de gérer activement l'emplacement et l'état des actifs exposés en temps réel à partir de n'importe quel appareil, offrant ainsi à toutes les parties prenantes une totale tranquillité d'esprit.

#9 — L'excuse « le chauffeur est presque là »

Lorsque le fret d'une foire commerciale n'est pas là où il est censé se trouver au bon moment, l'une des choses les plus exaspérantes pour les expéditeurs est que « le chauffeur est presque là ». Cependant, presque là cela peut signifier une heure ou dix minutes, mais personne n'en est sûr. C'est une excuse que la plupart des exposants entendront au moins une fois dans leur vie.

Cependant, les transporteurs ne peuvent pas se cacher derrière cette excuse avec la solution de Tive dans le cadre de la stratégie d'expédition des salons professionnels. Les expéditeurs peuvent facilement savoir où se trouve leur fret lors du salon professionnel et déterminer si un chauffeur est, en fait, presque là.

#10 — À la recherche constante de marchandises

En ce qui concerne l'expédition des stands d'exposition, rechercher les détails d'un fret qui ne se trouve pas là où il devrait se trouver est une frustration constante pour les exposants. S'il vous est déjà arrivé de perdre une cargaison lors d'une expédition lors d'un salon professionnel, sachez que vous devez passer la moitié de votre journée à envoyer des courriels et à passer des appels téléphoniques pour obtenir des réponses sur l'endroit où se trouve votre envoi. Vous perdez beaucoup de temps sans vous rapprocher de la localisation de votre marchandise.

La technologie de suivi et de traçabilité de Tive met fin aux appels téléphoniques et aux e-mails excessifs, vous offrant une visibilité en temps réel sur le fret de votre salon professionnel.

#11 — Preuve de livraison manquante

Un problème courant pour les transporteurs de foires commerciales est que les documents de preuve de livraison disparaissent souvent, et avec eux, les preuves dont vous avez besoin pour montrer aux expéditeurs que leur fret est bien arrivé. Cela peut entraîner d'éventuelles réclamations pour perte de fret et des plaintes de clients.

Cependant, grâce à une stratégie d'expédition pour les salons professionnels qui inclut les solutions de visibilité en temps réel de Tive, vous saurez exactement où se trouve le fret livré, ce qui vous permettra d'éviter les réclamations et les plaintes.

#12 — « C'est comme ça que ça s'est produit »

De temps en temps, les organisateurs de salons ou les transporteurs indiquent aux exposants que l'état du fret dépend de la façon dont ils l'ont reçu. Le fret endommagé lors d'un salon professionnel peut être extrêmement coûteux et laisser les exposants sans stand. Pendant ce temps, les organisateurs d'événements et les expéditeurs se disputent pour savoir qui est responsable des dommages.

La technologie de Tive fournit des pistes d'audit qui peuvent aider à déterminer à quel moment le fret a été endommagé, que ce soit à la suite d'un choc lors d'une exposition commerciale ou à un autre moment.

#13 — « Cela doit être dans l'entrepôt »

Si un stand d'exposition n'apparaît pas sur le salon, les exposants entendent souvent l'excuse « cela doit être dans un entrepôt ». Les transporteurs et les organisateurs d'événements utilisent souvent cette ligne pour apaiser un exposant lorsque sa marchandise est manquante.

Grâce à la technologie de suivi et de traçabilité de Tive, vous pouvez savoir exactement où se trouvent vos actifs d'exposition, qu'ils soient conservés dans un entrepôt ou ailleurs.

#14 - Retards ou détention

Parfois, le fret peut être retardé ou retenu de manière inexplicable par les douanes pendant le processus d'expédition lors du salon professionnel. Les retards et la rétention peuvent être coûteux et provoquer de l'anxiété, car vous ne savez pas pourquoi votre fret est retardé ou retenu. Pire encore, vous ne savez pas où se sont retrouvés les actifs de votre exposition.

Les solutions de Tive vous permettent de localiser exactement où se trouve votre envoi et de contacter les bonnes personnes pour déterminer pourquoi votre fret a été retardé ou retenu.

#15 — Mauvaise adresse de livraison

Le fret destiné aux salons professionnels qui arrive à la mauvaise destination peut être coûteux, prendre du temps et augmenter le niveau d'anxiété. Sans visibilité en temps réel sur l'expédition des foires commerciales, vous ne saurez pas si votre fret s'est retrouvé à quelques kilomètres ou à des milliers de kilomètres, ce qui vous laisse dans l'incertitude quant aux mesures à prendre.

Avec Tive, vous pouvez rapidement identifier l'endroit où le fret a atterri et élaborer un plan d'urgence pour compenser la livraison au mauvais endroit.

#16 — Livraison au mauvais stand

Même lorsque le fret de votre salon arrive au bon endroit, il est possible qu'il ne se retrouve pas dans l'espace d'exposition que vous avez désigné. Les responsabilités d'expédition des foires commerciales ne s'arrêtent pas à l'arrivée sur le site. La livraison au mauvais stand peut ajouter plusieurs heures au temps de préparation si vous ne parvenez pas à localiser rapidement le fret. La visibilité en temps réel vous permet de trouver votre envoi et d'économiser des heures de recherche.

Les solutions de suivi de Tive vous permettent de retrouver votre marchandise égarée et de vous remettre sur la bonne voie pour installer votre stand d'exposition.

L'impact financier de tous ces défis

Que vous ayez été confronté à l'un ou à l'ensemble de ces 16 défis en tant qu'expéditeur, transporteur ou organisateur d'expositions, la nécessité d'une visibilité en temps réel sur l'expédition des salons professionnels est évidente, notamment en raison de l'énorme impact financier.

Les défis liés au fret lors de l'expédition des foires commerciales et sur place peuvent entraîner une escalade des coûts de façon astronomique, laissant les expéditeurs et les exposants déboursés et les transporteurs confrontés à un plus grand nombre de réclamations et de plaintes de la part des clients. Dans le même temps, les organisateurs de salons professionnels risquent de perdre des exposants et d'être tenus responsables en cas de perte de fret sur place.

Les coûts encourus peuvent atteindre des dizaines de milliers de dollars, ce qui peut entraîner la ruine financière des expéditeurs, des transporteurs et des organisateurs d'expositions.

La visibilité en temps réel du fret est une solution gagnant-gagnant pour toutes les parties, car elle permet d'éliminer les problèmes évitables liés à l'expédition des expositions. Les solutions de suivi de Tive aident les exposants à se demander où sont expédiés les envois et à mettre fin à une quantité excessive d'appels téléphoniques et de courriels.

Pour les transporteurs, Tive permet de surveiller la localisation des marchandises et de fournir des heures d'arrivée estimées à communiquer aux clients. De plus, la visibilité en temps réel réduit les réclamations de fret, grâce aux pistes d'audit.

Pour les organisateurs d'expositions, Tive peut aider à localiser les biens égarés sur le salon, à apaiser les exposants et à prévenir les plaintes et les réclamations.

Visibilité en temps réel de l'expédition des salons professionnels avec Tive

Ne vous posez plus jamais de questions sur l'emplacement et l'état de votre stand et de vos accessoires lors de l'expédition des foires commerciales. La combinaison de traceurs propriétaires et de logiciels basés sur le cloud de Tive fournit aux expéditeurs, aux transporteurs et aux centres d'exposition la visibilité dont ils ont besoin, tout en permettant des alertes et des rapports et analyses fiables concernant les expéditions entrantes et sortantes. Planifiez une démonstration aujourd'hui pour en savoir plus.