Transporte de carga en stands de ferias comerciales: 16 desafíos muestran por qué la visibilidad es fundamental

Visibilidad en tiempo real en la feria envío y la logística de las exposiciones es vital para superar los desafíos que puedan surgir. Si alguna vez ha confiado en el transporte de mercancías en ferias comerciales, sin duda sabrá la ansiedad que supone preguntarse si los transportistas de las ferias comerciales entregarán todo lo necesario para el stand intacto, a tiempo y en su totalidad. No tener un stand significa que no hay nada que represente a su empresa en la feria. La posibilidad de rastrear el movimiento de carga en una feria comercial en tiempo real le brinda la tranquilidad de saber que dispondrá de las alertas y la información práctica necesarias para tomar medidas de mitigación en caso de que se produzca una interrupción. Además, obtener visibilidad en tiempo real es uno de los consejos cruciales sobre envíos en ferias comerciales que puede ayudar a garantizar un viaje exitoso a través de un campo minado logístico.

Estos son los 16 posibles desafíos del transporte marítimo en ferias comerciales y cómo la visibilidad en tiempo real de su carga ayuda a superarlos.

#1 — Pérdida de una exhibición

La pérdida total de un stand es una pesadilla para cualquier expositor que dependa del envío de una feria comercial. Tiene enormes ramificaciones financieras y de reputación. Además, tiene que dedicar aún más recursos a tratar de localizar el cargamento perdido en la feria comercial o a elaborar un plan de contingencia. La pérdida de un stand se suma a la enorme presión que supone montar una exposición.

El problema es que hay muy poca visibilidad del transporte de mercancías en ferias comerciales, lo que dificulta enormemente el rastreo de la carga perdida. Sin embargo, con la tecnología de seguimiento y localización de Tive, puedes evitar la pérdida de tu stand en una feria comercial.

En lugar de preguntarte dónde está tu envío, puedes monitorea la ubicación del flete de su feria comercial y los tiempos estimados de llegada.

#2 — Pérdida de una caja en la sala de exposiciones

El inicio de una exposición es una escena similar a la de un estudiante de primer año que se muda por primera vez a un dormitorio universitario. En medio del torbellino de montacargas y pasillos abarrotados, los expositores buscan sus cajas por todas partes. Perder una caja puede ser frustrante, pero sucede.

Si pierde una caja, un palé o incluso un envío completo de carga para una feria comercial, apreciará tener una forma de localizarlo rápidamente. La solución de seguimiento y localización de Tive proporciona la visibilidad en tiempo real que necesitas para evitar muchos puntos problemáticos y costes potencialmente elevados.

Contar con configuraciones preestablecidas y alertas por correo electrónico o mensajes de texto como parte de su estrategia de envío para ferias comerciales reducirá las tonterías y la cantidad de información manual necesaria para comprobar el estado de los activos de las exhibiciones. Además, te evitarás la molestia de jugar a la «búsqueda del tesoro en la sala de exposiciones».

Vea cómo Tive usó rastreadores para rescatar su propio stand en una feria comercial.

#3 — Quejas de clientes

Si eres transportista de ferias comerciales, perder una cabina comercial o dañar el flete puede provocar un aluvión de quejas de los clientes. Además, podrías ser responsable de cualquier pérdida o daño. Sin embargo, es posible eliminar las quejas relacionadas con el transporte de mercancías en ferias comerciales. Las soluciones de seguimiento en tiempo real de Tive permiten a su empresa de logística de envíos y exposiciones tomar medidas de inmediato ante los incidentes durante el transporte.

Esto es posible mediante el análisis de los datos en tiempo real recopilados durante la feria envío proceso. Sus clientes quieren saber dónde se encuentra su carga en la feria comercial en todo momento, y usted puede darles una respuesta precisa y responder en consecuencia para que los envíos lleguen a su destino con rapidez.

#4 — Horas adicionales durante la inspección y la entrega

La incapacidad de determinar dónde se encuentra su carga en cada etapa de su viaje de envío a una feria comercial puede convertirse rápidamente en un problema que interrumpe un cronograma ya de por sí apretado. Es posible que su envío esté sujeto a retrasos en la inspección o la entrega, lo que puede aumentar la hora de llegada de su carga. Cuanto más tarde en llegar su envío, menos tiempo tendrá para preparar el stand para la exposición, lo que aumentará la carga de tener que preparar todo.

Con Tive, puedes recibir avisos en tiempo real sobre posibles retrasos que podrían afectar a las horas de llegada previstas, lo que te permite tomar medidas para mitigar las interrupciones en cualquier momento durante las actividades de envío de la feria comercial.

#5 — Exhibiciones portátiles que faltan en acción

En un mar de contenedores de transporte, es fácil que las exhibiciones portátiles se pierdan durante el transporte durante el envío de la feria comercial o en el propio evento. Las empresas suelen enviar los componentes y accesorios de los stands en contenedores más pequeños, por lo que es aún más importante tener visibilidad en tiempo real de sus stands portátiles para exposiciones. Los cinco rastreadores facilitan la localización de cargas más pequeñas para evitar que se pierdan antes de una exposición.

#6 — Reclamaciones por pérdida de carga

Las reclamaciones por pérdida de carga pueden ser un gran quebradero de cabeza para los transportistas de ferias comerciales, ya que cuestan miles de dólares y causan un daño incalculable a la reputación. En una economía difícil, sufrir este tipo de pérdidas durante las ferias comerciales puede resultar devastador para las empresas navieras, ya que algunas no pueden recuperarse.

Sin embargo, las reclamaciones por pérdida de carga se pueden evitar fácilmente con visibilidad en tiempo real. Tive diseñó sus propios monitores y software de rastreo para «guardar los envíos», proporcionando un registro de auditoría para ayudar a prevenir pérdidas, daños y escasez.

#7 — Robo en tránsito o in situ

El robo de carga es un problema de miles de millones de dólares que causa un daño financiero sustancial. Denuncias de robo de stands y equipos de exhibición han aumentado en los últimos años. Si esto le ocurre, rastrear la carga robada durante el envío a la feria comercial lo ayudará a recuperar el equipo y a ahorrar tiempo y dinero para su exhibición.

La tecnología de rastreo de Tive es similar a la de «encontrar mi iPad», ya que permite localizar en tiempo real el material robado para ferias comerciales, lo que te permite recuperar los objetos y atrapar a los culpables.

#8 — Pérdida de un cliente por problemas relacionados con el transporte

Podría decirse que lo más afectado para cualquier transportista involucrado en el transporte marítimo de ferias comerciales es perder un cliente por la pérdida de flete o los daños en un envío de un stand de exhibición. El impacto va más allá de las ramificaciones financieras; la reputación del transportista también está en juego.

Llevar el transporte de la feria comercial al lugar correcto a tiempo es cada vez más difícil. Tive ayuda a aliviar la presión sobre los transportistas y transportistas al garantizar que todos estén informados en todo momento. Los problemas relacionados con el transporte de mercancías en ferias comerciales son totalmente evitables si la información crucial se comunica cuando más se necesita.

La tecnología de Tive permite a los remitentes y transportistas gestionar activamente la ubicación y el estado de los activos de la exhibición en tiempo real desde cualquier dispositivo, lo que brinda total tranquilidad a todas las partes interesadas.

#9 — La excusa de que «el conductor ya casi está ahí»

Cuando la carga de una feria comercial no está donde debería estar en el momento adecuado, una de las cosas más exasperantes que escuchan los transportistas es que «el conductor ya casi está allí». Sin embargo, casi ahí puede significar una hora o 10 minutos, pero nadie lo sabe con certeza. Es una excusa que la mayoría de los expositores escucharán al menos una vez en la vida.

Sin embargo, los transportistas no pueden esconderse detrás de esta excusa con la solución de Tive como parte de la estrategia de envío de la feria comercial. Los transportistas pueden rastrear fácilmente dónde se encuentra su carga en la feria comercial y determinar si el conductor es, de hecho, casi ahí.

#10 — Persiguiendo constantemente la carga

Con el envío de los stands de las ferias comerciales, averiguar los detalles del transporte que no está donde debería estar es una frustración constante para los expositores. Si alguna vez ha perdido una carga durante un envío a una feria comercial, sabrá que tiene que dedicar la mitad del día a enviar correos electrónicos y hacer llamadas telefónicas para obtener respuestas sobre dónde se encuentra su envío. Pierdes mucho tiempo sin estar ni cerca de conocer la ubicación de tu carga.

La tecnología de seguimiento y localización de Tive pone fin al exceso de llamadas telefónicas y correos electrónicos, lo que le brinda visibilidad en tiempo real del flete de su feria comercial.

#11 — Falta el comprobante de entrega

Un problema común para los transportistas de ferias comerciales es que los documentos de prueba de entrega suelen desaparecer y, con ello, las pruebas que se necesitan para demostrar a los remitentes que su carga ha llegado. Esto puede dar lugar a posibles reclamaciones por pérdida de carga y a quejas de los clientes.

Sin embargo, con una estrategia de envío para ferias comerciales que incluya las soluciones de visibilidad en tiempo real de Tive, sabrá con precisión dónde se encuentra la carga entregada, lo que le ayudará a evitar reclamos y quejas.

#12 — «Así es como apareció»

De vez en cuando, los organizadores de ferias comerciales o los transportistas les dicen a los expositores que el estado de la carga es la forma en que la recibieron. El transporte dañado de una feria comercial puede resultar increíblemente costoso y dejar a los expositores sin un stand. Mientras tanto, los organizadores del evento y los transportistas discuten sobre quién es el responsable de los daños.

La tecnología de Tive proporciona pistas de auditoría que pueden ayudar a determinar cuándo se produjeron daños en la carga, ya sea debido a un evento impactante durante el envío de la feria comercial o en algún otro momento.

#13 — «Tiene que estar en el almacén»

Si el stand de una feria comercial no se presenta en la sala de exposiciones, los expositores suelen escuchar la excusa de «debe estar en un almacén». Los transportistas y los organizadores de eventos suelen utilizar esta línea para apaciguar a un expositor cuando falta su carga.

Con la tecnología de seguimiento y localización de Tive, puede averiguar exactamente dónde están sus activos de exhibición, ya sea que estén guardados en un almacén o en otro lugar.

#14 - Retrasos o detenciones

A veces, la aduana puede retrasar o detener inexplicablemente la carga durante el proceso de envío de la feria comercial. Los retrasos y las retenciones pueden resultar costosos y provocar ansiedad porque no estás seguro de por qué tu carga se retrasa o se detiene. Peor aún, no sabe dónde terminaron sus bienes de exhibición.

Las soluciones de Tive le permiten determinar exactamente dónde se encuentra su envío y ponerse en contacto con las personas adecuadas para determinar por qué su carga se ha retrasado o se ha detenido.

#15 — Dirección de entrega incorrecta

El flete de una feria comercial que termina en el destino equivocado puede ser costoso, llevar mucho tiempo y aumentar los niveles de ansiedad. Sin una visibilidad en tiempo real de los envíos de las ferias comerciales, no sabrá si su carga ha llegado a unas pocas millas o a miles de millas de distancia, por lo que no sabrá qué medidas tomar.

Con Tive, puedes identificar rápidamente dónde ha aterrizado la carga y desarrollar un plan de contingencia para compensar la entrega en el lugar equivocado.

#16 — Entrega en el stand equivocado

Incluso si su carga para la feria comercial llega al lugar correcto, existe la posibilidad de que no acabe en el espacio de exhibición designado. Las responsabilidades de envío de una feria comercial no terminan con la llegada al recinto. La entrega en la cabina equivocada puede aumentar varias horas el tiempo de preparación si no puede localizar la carga rápidamente. La visibilidad en tiempo real le permite encontrar su envío y ahorrar horas de búsqueda.

Las soluciones de seguimiento de Tive le permiten encontrar su carga extraviada y volver a montar su stand en la feria comercial.

El impacto financiero de todos estos desafíos

Ya sea que se haya enfrentado a uno de estos 16 desafíos como remitente, transportista u organizador de exposiciones, la necesidad de tener visibilidad en tiempo real del envío de ferias comerciales es evidente, sobre todo por el enorme impacto financiero.

Los problemas relacionados con el transporte de mercancías durante el envío de las ferias comerciales y las instalaciones pueden hacer que los costos aumenten astronómicamente, lo que deja a los remitentes y expositores sin dinero del bolsillo, y los transportistas de las ferias comerciales se enfrentan a más reclamaciones y quejas de los clientes. Mientras tanto, los organizadores de ferias comerciales corren el riesgo de perder expositores y asumir responsabilidades por la falta de carga en las instalaciones.

Los costos incurridos pueden ascender a decenas de miles de dólares, lo que podría resultar en la ruina financiera de los cargadores, transportistas y organizadores de exposiciones.

La visibilidad de la carga en tiempo real es beneficiosa para todas las partes, ya que ayuda a eliminar los problemas evitables del envío de exhibiciones. Para los expositores, las soluciones de seguimiento de Tive ayudan a aliviar la ansiedad de tener que preguntarse dónde se envían los envíos, ya que las llamadas telefónicas y los correos electrónicos excesivos son excesivos.

Para los transportistas, Tive ayuda a supervisar la ubicación de la carga y a proporcionar los tiempos de llegada estimados para transmitirlos a los clientes. Además, la visibilidad en tiempo real reduce las reclamaciones de flete, gracias a los registros de auditoría.

Para los organizadores de exposiciones, Tive puede ayudar a localizar los activos extraviados en la sala de exposiciones, apaciguar a los expositores y prevenir quejas y reclamos.

Visibilidad en tiempo real del envío a ferias comerciales con Tive

No vuelva a preocuparse por la ubicación y el estado de su stand y sus accesorios durante el envío a la feria comercial. La combinación de rastreadores patentados y software basado en la nube de Tive proporciona a los remitentes, transportistas y salas de exposiciones la visibilidad que necesitan, además de habilitar alertas y generar informes y análisis sólidos sobre los envíos entrantes y salientes. Programe una demostración hoy para obtener más información.