Por qué fracasan las operaciones logísticas y cómo fortalecer sus procesos

La mayoría de las fallas logísticas no son repentinas. Son lentos y se agravan, ya se trate de una alerta de temperatura escondida en la bandeja de entrada de una persona, de un transportista que no hizo nada hace horas o de un envío rastreado de tres maneras diferentes por tres personas que nunca se hablan.

Es la misma historia en todas partes, independientemente de la industria: un flete millonario se gestiona a través de cadenas de correo electrónico, instintos y quienquiera que esté despierto. La visibilidad está dispersa en una docena de portales que no se comunican entre sí. El «plan de excepción» es el de quien primero conteste el teléfono.

Todo el mundo lo sabe. Ha sido el status quo durante años y el elefante en la habitación. Entonces, ¿por qué se sigue rompiendo? ¿Cuánto cuesta realmente? ¿Qué haría falta para arreglarlo antes de que te encuentre el próximo incendio?

Averías en las operaciones logísticas: causas fundamentales

Cada proceso interrumpido tiene una historia de fondo, y cuando analizas por qué fallan las operaciones logísticas, los mismos cuatro culpables aparecen una y otra vez. Ninguno de ellos sorprende, y todos son solucionables. Pero tienden a superponerse unas sobre otras, que es exactamente lo que las hace tan peligrosas.

Confianza excesiva en la comunicación humana

Empieza aquí. Demasiados equipos siguen analizando el estado de los envíos a través de llamadas de control, cadenas de correo electrónico y portales de transportistas que actualizan según su propio cronograma. Ese flujo de trabajo se mantiene bien en un día de semana tranquilo. Pero añada un día para otro excursión de temperatura en dos zonas horarias durante una mudanza farmacéutica de varios tramos, y todo puede desmoronarse antes de que te des cuenta.

Las auditorías manuales y el seguimiento basado en hojas de cálculo siguen siendo algunos de los principales obstáculos para la digitalización de la cadena de suministro, especialmente para farmacéutica, perecedero, y bienes de alto valor cargadores. Esperar a que alguien se dé cuenta de un problema suele ser el problema en sí mismo, y los tiempos de respuesta se estancan justo cuando la velocidad es más importante.

Datos en silos

Incluso cuando los equipos obtienen la información, rara vez reside en el mismo lugar. Técnicamente, un envío puede ser «visible», pero esa visibilidad pierde su valor cuando los datos de ubicación se almacenan en un sistema, los datos de estado en otro, las actualizaciones de la ETA en un tercero y las comunicaciones con los socios en la bandeja de entrada de alguien.

El resultado es una brecha entre la señal y la acción. La gente pierde el tiempo reconciliando versiones contradictorias de la realidad en lugar de solucionar el problema. Si tu equipo no puede ver el mismo envío, la misma alerta y el mismo paso siguiente al mismo tiempo, tus operaciones logísticas seguirán siendo reactivas de forma predeterminada.

Herramientas anticuadas

Los datos fragmentados ya son lo suficientemente malos por sí solos. Colóquelo sobre plataformas antiguas que se crearon para registrar los eventos después de que ocurrieran, en lugar de administrar las excepciones mientras se desarrollan, y tendrá un sistema que siempre va un paso por detrás.

Muchas empresas siguen operando solo con una digitalización parcial, y esas deficiencias hacen que respondan con más lentitud y que sean más fáciles de superar.

Falta de planificación de contingencia

Por lo tanto, la comunicación es manual, los datos están dispersos y las herramientas no pueden mantenerse al día. ¿Qué es la red de seguridad? Para muchos equipos de logística, no hay ninguno. Están diseñados para días normales, y los días normales son cada vez más difíciles de conseguir.

En otras palabras, la planificación de contingencias es principalmente una idea de último momento. Pocas empresas tienen umbrales de alerta, lógica de desvío, sistemas de respaldo o modelos de escenarios en función del clima y robo de carga construido antes de que algo salga mal. McKinsey incluso encontró que solo el 34% de las organizaciones consideran la planificación de la recuperación como una prioridad y la mayoría no puede dejar de lado a sus proveedores de primer nivel.

Por qué son importantes estas causas fundamentales

Esos cuatro problemas no existen de forma aislada: se alimentan mutuamente. Y cuando se agravan, los costos van mucho más allá de los retrasos o las llamadas perdidas. Las interrupciones en la cadena de suministro cuestan a las empresas un promedio de Del 6 al 10% de los ingresos anuales, y la mayor parte de eso se remonta a las brechas operativas exactas que acabamos de superar.

Las consecuencias operativas

La falta de una entrega suena manejable. Sin embargo, una entrega fallida implica pagar tasas de detención, cambiar la fecha de la cita, procesar las reclamaciones y tener que pasar la mitad del día combatiendo incendios en lugar de trasladar la carga. En el caso de envíos de alto riesgo, un solo camión atrasado puede acumular miles de dólares en costos no planificados de mano de obra y equipo. Ahora imagínese que eso ocurre varias veces al mes. Así es como los presupuestos logísticos se erosionan silenciosamente mientras todos los miembros del equipo trabajan más que nunca.

El impacto en los clientes

Mientras tanto, sus clientes se están formando opiniones de las que nunca ha oído hablar. Muchas empresas siguen descubriendo daños en sus envíos solo después del parto, o nunca. Cargas rechazadas. Inventario desperdiciado. Un cliente que lo hace descender discretamente en la lista de proveedores. Etcétera. La investigación de McKinsey confirma eso: los clientes se preocupan más por la confiabilidad puntual que por la velocidad, y quieren ETA precisas con actualizaciones proactivas. No sueles recibir una advertencia cuando pierdes su confianza. Simplemente dejas de recibir la llamada.

La realidad regulada y perecedera

Para los transportistas de productos farmacéuticos, alimentarios y de alto valor, estas causas fundamentales son las más afectadas. Los equipos de ciencias de la vida dependen de los datos en tiempo real para eliminar los cuellos de botella y hacer llamadas de aceptación o rechazo con mayor rapidez. Las operaciones de alimentación y bebidas se llevan a cabo con márgenes muy reducidos, por lo que captar una bajada de temperatura a mitad del transporte ahorra una carga, y atraparla en el muelle supone una pérdida total. Cuando tu producto caduca o conlleva una obligación de cumplimiento, no puedes darte el lujo de enterarte de los problemas a posteriori.

Cinco maneras de proteger sus operaciones logísticas antes de que comience el próximo incendio

Los problemas están claros. Los costes son reales. ¿Ahora qué?

El objetivo no debería ser eliminar todas las interrupciones. El objetivo debe ser crear operaciones logísticas que detecten los problemas antes, respondan más rápido y se recuperen rápidamente. Las cinco ideas que figuran a continuación no harán que tu operación sea inmune al caos, pero te impedirán crear la mayor parte de ella tú mismo.

• Cree una única fuente de información veraz: Deja de obligar a los equipos a alternar entre correos electrónicos, portales de transportistas, hojas de cálculo y tres paneles diferentes para responder a una simple pregunta: ¿dónde está mi envío? ¿Está bien? Reúne los datos de ubicación, estado, fecha estimada de llegada y alertas en una sola vista operativa para que tu equipo dedique tiempo a tomar decisiones en lugar de buscar información.
• Convierte las alertas en flujos de trabajo inmediatos: Una alerta que simplemente envía un ping a la bandeja de entrada de alguien es una notificación, no una solución. Conecta tus alertas para que una subida de temperatura, un retraso en la llegada, un desviación de ruta, o un suceso impactante desencadena cada uno una acción específica con un propietario específico. La persona adecuada debe saber qué hacer en cinco minutos, no a la mañana siguiente.
• Estandarice los manuales de excepciones: En cada operación hay una persona que «solo sabe qué hacer». Eso es genial, a menos que estén en PTO. Documente las rutas de escalamiento, los contactos del operador de respaldo, las plantillas de comunicación con los clientes y los propietarios de las respuestas para que las excepciones se gestionen de manera uniforme en todos los turnos, modos y regiones.
• Incorpore la planificación de escenarios a su ritmo normal: No espere a que se produzca la próxima interrupción para saber dónde está expuesto. Como parte de los ciclos de planificación habituales, revisa los fenómenos meteorológicos, los robos, los atascos en las instalaciones, los retrasos en las fronteras, las acciones laborales y los cambios bruscos de temperatura. Tu equipo avanzará más rápido cuando ya haya pensado en el manual de estrategias.
• Usa los datos posteriores al envío para mitigar los errores repetidos: Los mejores equipos de operaciones logísticas tratan cada excepción como datos de proceso. Revisa el rendimiento de los carriles, la fiabilidad de los transportistas, los fallos en las entregas y los incumplimientos de los umbrales a posteriori para poder ajustar los procedimientos operativos estándar, rediseñar las rutas problemáticas y evitar que el mismo problema te cueste el doble.

Creación de operaciones logísticas que no se rompan

Todos los problemas de este artículo comparten la misma causa principal: los equipos toman decisiones importantes con información incompleta porque sus sistemas no se diseñaron para comunicarse entre sí. La comunicación es manual, los datos están dispersos, las herramientas llevan una generación de retraso y el plan de respaldo es quien conteste primero el teléfono. Tu equipo ha compensado todo esto con pura fuerza de voluntad, lo cual es impresionante. Pero es insostenible.

Cinco se creó para reemplazar esa rutina con seguimiento en tiempo real y visibilidad de los envíos en tiempo real  

que finalmente reúne la ubicación, el estado, las horas estimadas de llegada, las alertas, los informes de cumplimiento y los análisis a nivel de carril en un solo lugar. Cuando se activa una alerta, activa un flujo de trabajo en lugar de un árbol telefónico. Cuando un operador te sigue costando dinero, los datos te avisan antes del próximo trimestre. Cinco Equipo de monitoreo 24/7 también trabaja directamente con los transportistas y los conductores en temas en vivo de la noche a la mañana, para que su gente no se dé cuenta de los problemas que ya se han agravado.

Alejarse de las operaciones logísticas reactivas no requiere esforzarse más. Requiere ver las cosas antes y responder más rápido. Tive hace que ambas cosas sean posibles.

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